Deține controlul în prezentarea ta!

 

În articolul Cum să construiești un discurs genial și memorabil, am văzut cei mai importanți pași pentru pregătirea unui discurs inspirat și de impact. Am văzut că firul pregătirii unei prezentări presupune să urmezi câțiva pași:

1.Cunoaște-ți audiența și decide unde vrei să o conduci

2.Creează micro-afirmația pentru prezentare

3.Susține micro-afirmația

4.Pregătește prima și ultima săgeată pentru prezentare.

 

Deși poate părea nedrept uneori, trebuie să recunoaștem: competența ta profesională este văzută ca fiind direct proporțională cu calitățile tale de a crea și livra un discurs. Deși cunoștem acest lucru, ne este în continuare teamă de vorbitul în public.

De cele mai multe ori, frica de a prezenta în public provine din îngrijorarea că nu vom putea avea control și vom putea suferi diferite tipuri de prejudicii. De aceea, pentru o prezentare de succes avem nevoie atât de control intern (al stării de spirit), cât și de control extern (cum va suna și va arăta prezentarea).

Începe cu impact, încheie memorabil!

Cele mai importante două fraze într-o prezentare sunt prima și ultima. Publicul ia o decizie dacă să asculte sau nu prezentarea ta, de obicei, în primele câteva secunde. De aceea, e esențial să le atragi atenția cu o primă săgeată bine țintită. Primele propoziții reprezintă lansarea prezentării tale și trebuie să asigure deschiderea publicului către informațiile ce vor urma. În orice caz, oamenii se așteaptă să primească informații care să îi ajute într-un viitor cât mai apropiat. Totodată, încheierea trebuie să aibă un impact foarte puternic, fiind esențială pentru idea cu care publicul va pleca de la prezentarea ta. Săgeata finală ar trebui să includă, într-un fel sau altul, un îndemn la acțiune sau ce anume ai vrea tu ca publicul tău să facă după cele auzite în prezentarea ta.

Cum controlezi conținutul în timpul prezentării?

Dacă ai nevoie de un sistem de reamintire pentru livrare, poți folosi notițele pe carduri, întreg scriptul pe o foaie sau o listă cu puncte-cheie. Pentru carduri, o dimeniune potrivită ar fi 15/10 cm, fiind suficient de mici pentru a le manevra corespunzător și suficient de mari pentru a include informațiile semnificative. Însă indiferent de forma notițelor, acestea trebuie să îți asigure controlul asupra prezentării și să îți permită să privești audiența în cea mai mare parte a discursului. Contactul vizual trebuie să fie exact ca la șofat: în cea mai mare parte, privirea trebuie să fie îndreptată la drum (respectiv la public) și doar din când în când mai arunci câte un ochi în oglinzi (pe notițe), fără a pierde controlul direcției. Dacă pentru o audiență de câteva zeci de persoane poți încerca să privești fiecare om în ochi pentru 2-3 secunde, în cazul în care ai un public de peste 50 de persoane, nici măcar să nu încerci să stabilești contact vizual cu fiecare, ci trebuie doar să lași impresia contactului vizual pentru toată lumea.

„Nu te întreba ce pot ce slideurile pentru tine, ci întreabă-te ce pot face slideurile pentru audiență!” Așa ar suna celebrul citat al președintelui Kennedy adaptat la regulile unei prezentări. Ideea este că e bine să eviți orice instrument care poate înclina balanța în defavoarea ta în lupta pentru atenția publicului. De fapt, Power Pointul nu este prezentarea. Ceea ce tu spui reprezintă prezentarea, iar Power Pointul este doar un suport. Dacă ai nevoie de suport pentru reamintire, folosește cardurile descrise anterior, nu un Power Point. Încearcă să folosești Power Pointul ca pe o armă, nu ca pe o simplă imagine. Chiar și așa, sfatul ar fi ca pentru maximum de impact să folosești minimim de slideuri. E adevărat că o imagine poate face cât o mie de cuvinte, dar asta nu înseamnă că trebuie să pui o mie de cuvinte pe o imagine. Și cu siguranță nu trebuie să treci propoziții întregi pe slideuri. Asta pentru că doar un speaker entuziast poate avea un public entuziast.

Transformă anxietatea în anticipare

Cea mai mare infracține corporatistă a secolului al XXI-lea este pierderea timpului. Trebuie să îți fie frică să risipești timpul audienței tale, iar această frică să te mobilizeze pentru o pregătire excelentă. Nu încerca să înnăbuși această teamă, ci folosește-o ca pe un catalizator necesar pentru pregătire. Se spune că toată lumea vrea să câștige, dar foarte puțină lume vrea să se pregătească pentru a câștiga. Cu o pregătire eficientă, ar trebui să te simți precum un mare chef, care a gătit o mâncare excelentă și pe care abia așteaptă să o servească invitaților săi. Trebuie să fii capabil să transformi anxietatea în anticipare, să schimbi teama neclară în control specific.

Atunci când ții un discurs în fața unui public, nu trebuie să fii obsedat de limbajul tău non-verbal pentru că, dacă limbajul tău verbal și pregătirea vor fi bine făcute, limbajul non-verbal va veni ca o continuare firească a acestora. Și oricum, istoria nu amintește despre limbajul trupului unor personaje precum Lincoln, Churchill sau Kennedy, dar cu certitudine amintește vorbele lor.

Vocea ta este o armă prezentațională extrem de eficientă. Încearcă să fii energic, nu nervos, să îndemni, nu să instigi și să stimulezi, nu să impui. Încearcă să vorbești cu aproximativ 5% mai tare decât nivelul obișnuit al unei conversații, iar dacă audiența ta depășește 20 de persoane, poți crește acest procent la 10%. Pentru un public de peste 50 de persoane, ar trebui să folosești un microfon, dar chiar și așa ar trebui să păstrezi acea intensitate cu 10% mai ridicată decât nivelul tău conversațional. Asta pentru că un microfon te poate ajuta doar să sporești intensitatea pe care tu ai creat-o deja.

Umorul este precum caviarul; nu îl împrăștia ca marmelada!

Umorul de calitate este atent selectat, inteligent nuanțat și coerent livrat. De asemenea, umorul trebuie gândit aproape matematic și formulat precis, pentru că e o creatură destul de sensibilă: dacă folosești un cuvânt nepotrivit, e foarte posibil să dispară. În orice caz, livrarea umorului este precum un sport și, ca în orice sport, e nevoie de antrenament pentru a face performanță!

Plănuiește să vorbești într-un anumit interval de timp și asigură-te că îl respecți cu sfințenie! Dacă poți alege, cea mai potrivită perioadă pentru o prezentare este primul interval de după pauza de cafea de dimineață. Dacă speakerii dinaintea ta au fost buni, înseamnă că au antrenat deja publicul. Dacă nu au fost atât de buni, atunci audiența a avut posibilitatea de a-și regăsi optimismul în pauza de cafea.

Mai multe informații despre cum să deții controlul într-o prezentare poți afla citind cartea The Presentation Coach – Bare Knuckle Brilliance For Every Presenter, a lui Graham Davies.

10 idei pentru o prezentare genială

  1. Imaginează-ți că o prezentare trebuie să fie precum dragostea la prima vedere și cu siguranță o vei face memorabilă!
  1. Dacă vei include prea multe idei în prezentarea ta, e posibil ca oamenii să înceteze să te asculte înainte ca tu să încetezi să vorbești. Așadar, Keep It Short&Simple!
  1. Pentru a avea o prezentare de succes, transformă anxietatea (-) în anticipare (+).
  1. Pregătirea și livrarea unui discurs nu ar trebui privite ca două discipline diferite, ci lucrate ca o simfonie!
  1. O audiență zâmbitoare înseamnă o audiență receptivă!
  1. Succesul unei prezentări depinde de cât de mult reușești să suprapui ceea ce tu vei spune cu ceea ce publicul vrea să audă!
  1. O prezentare nu ar trebui să fie mai lungă de 20 de minute, indiferent cât de genial este speakerul.
  1. Informația de una singură e rareori suficientă; e nevoie de entuziasm și atitudine!
  1. O prezentare care vrea să cuprindă totul, nu exprima, în fapt, nimic.
  1. O prezentare trebuie să fie creată pentru a avea ca rezultat o schimbare!

Cum să construiești un discurs genial și memorabil

Întrebarea pe care trebuie să ne-o adresăm de fiecare dată când dorim să susținem un discurs în fața unui public este următoarea: De ce trebuie să țin o prezentare live și nu doar să trimit un email cu informațiile? Răspunsul poate fi extrem de complex, dar se rezumă la inspirația și impactul ce pot fi livrate doar de către cineva în carne și oase.

De cele mai multe ori nu ne temem de vorbitul în public, ci ne e frică de pregătirea pentru a vorbi în public. Dacă ar fi să comparăm vorbitul în public cu un război, atunci cu siguranță cuvintele ar fi muniția, dar TU ai fi arma principală. Cunoștințele și intelectul sunt total inutile fără puterea de a comunica. În orice caz, cel mai bun instrument de comunicare rămâi TU. Ținând cont de aceste aspecte, îți voi prezenta o modalitate de a construi discursuri care să te disciplineze fără a-ți înnăbuși creativitatea, ajutându-te să scapi de teama că nu ai un discurs suficient de bun.

1.Cunoaște-ți audiența și decide unde vrei să o conduci!

Dacă ai oportunitatea de a ține o prezentare, gândește-te că ai o mare oportunitate. Asta pentru că oamenii îți oferă o resursă de neînlocuit: timpul lor. Orice audiență ai în față, cu siguranță se gândește: Sper să-mi spun ceva ce nu știu deja, să nu-mi risipească timpul și să-mi ofere ceva care să îmi facă viața mai ușoară!

De aceea, ai obligația de a găsi Cel Mai Mare Numitor Comun cu ei.

Orice prezentare trebuie creată pentru a obține ceva specific, pornind de la starea de fapt inițială – adică ceea ce audiența ta gândește, știe și/sau simte despre subiectul prezentării tale înainte ca tu să o începi. Pornind de aici, discursul tău trebuie să conducă firesc la starea de fapt finală, care reprezintă ceea ce dorești ca audiența ta să creadă, știe și/sau să simtă la finalul prezentării tale, dată fiind starea de fapt inițială.

Pentru a cunoaște cât mai bine audiența, e necesar să răspunzi cel puțin la aceste 5 întrebări:

  1. Cine sunt ei?
  2. De ce sunt ei împreună în acea încăpere?
  3. Ce vor ei să audă?
  4. Ce au ei nevoie să audă?
  5. Ce ar trebui să le spui în prezentare pentru a-i conduce unde îți propui?

Nu uita! Niciodată nu este posibil să spui că știi prea mult despre audiența ta!

2.Creează micro-afirmația prezentării tale!

Suntem bombardați cu extrem de multe informații încă de la vârste fragede, însă capacitatea noastră de absorbție a informațiilor rămâne aceeași. Încercăm să filtrăm informațiile de care avem nevoie, dar acest procedeu este unul destul de dificil.

Orice prezentare trebuie să aibă o micro-afirmație în inima ei. O micro-afirmație reprezintă ceea ce tu ai livra audienței tale dacă ai avea doar 10 secunde pentru prezentare. Este diamantul tău bine șlefuit, cu care vrei să strălucești în fața audienței.

Audiența ta va fi convinsă să adopte punctul de vedere din starea de fapt finală datorită informațiilor și conceptelor conținute în micro-afirmație. Acesta este enunțul vital al prezentării tale, e ceea ce vrei ca audiența să-și amintească mai presus de toate. E cadoul pe care îl faci audienței tale, pentru a putea să îl ia cu ei acasă.

O micro-afirmație este of secvență de cuvinte care captează esența prezentării tale într-un mod rapid și cuprinzător. Această micro-afirmație este creată special pentru a satisface nevoile fiecărei audiențe în parte. Nevoile țin de nivelul de educație, statul social, situația istorică în care se află.

Orice micro-afirmație ar trebui să aibă șase caracteristici esențiale:

  1. E creată special pentru o audiență.
  2. E considerată crucială pentru acea audiență.
  3. Stimulează gândirea audienței.
  4. Este de lungimea unei fraze.
  5. Este suficient de simplă pentru a fi memorabilă.
  6. Conține în ea însăși propria justificare.

De obicei, o micro-afirmație nu poate susține o prezentare mai lungă de 20 de minute. Dacă ai o prezentare mai lungă, atunci gândește-te să o împarți în mai multe subprezentări, fiecare cu propria micro-afirmație. Așadar, o micro-afirmație este motorul care conduce restul prezentării în firescul procesului de creație. Ține minte: audiența ta își va aminti ceea ce tu vrei să își amintească.

3.Stabilește conținutul de bază al prezentării!

Micro-afirmația reprezintă fundația pe care îți construiești conținutul prezentării tale. Următorul pas este să iei o coală A4 și să desenezi în centrul acesteia un oval suficient de mare încât să poți scrie acolo conținutul micro-afirmației tale. Apoi, începe braninstormingul în jurul micro-afirmației tale: gândește-te la orice îți poți imagina că ar putea sprijini micro-afirmația. Aici pot fi incluse fapte, statistici, anecdote, experiențe, testimoniale, opinii personale, povești și multe alte lucruri. Acestea vor porni cu o liniuță de pe conturul ovalului creat, forma finală urmând să fie asemănătoare unui parameci. Nu distrage fluxul ideilor, încercând să le editezi sau să le judeci în acest moment. Această metodă te determină să duci la bun sfârșit acest proces de „scotocire de idei” într-un mod fără ierarhizare prealabilă. Dacă ai o oră să-ți pregătești tot discursul, poți acorda 15 minute pentru această etapă.

Apoi, urmează testarea acestor idei prin folosire a trei tipuri de filtre.

Filtrul micro-afirmației te ajută să elimini acele elemente care au doar o legătură periferică cu ceea ce tu dorești ca audiența ta să ia acasă.

Filtrul factual implică trei expresii-cheie: bine de știut, necesar de știut, neapărat de știut, cu care îți poți ierarhiza ideile.

Anti-filtrul presupune să privești cu atenție fiecare idee dintre cele scrise inițial, chiar și pe cele care nu au „supraviețuit” celorlalte două filtre anterioare. Acesta este un bonus, pe care îl poți folosi dacă ai timp pentru a avea și o altă perspectivă asupra ideilor.

După acest proces de filtrare a ideilor, urmează gruparea acestora. Numărul ideal al categoriilor în care vor fi grupate ideile este de 3, întrucât mintea umană se simte foarte confortabil cu astfel de grupări. Ar trebui să te gândești la 5 drept numărul maxim al categoriilor, capacitatea de memorie a oamenilor e strâns legată de numărul degetelor de la mână.

Dacă vei reuși ca audiența ta să-și amintească micro-afirmația prezentării și încă trei titluri care să o susțină, vei face o treabă mai bună decât 99% dintre persoanele care prezintă. Interacțiunea cu publicul nu se substituie niciodată unui conținut pregătit așa cum se cuvine!

4.Scrie, citește, editează!

Dacă nu merită scris, atunci nu merită nici ascultat! Nimănui nu-i place să-și scrie prezentarea, dar există multiple avantaje în acest efort. În primul rând, te concentrezi mult mai bine în fața unei coli de hârtie decât în fața unei audiențe. Energia unei prezentări live îți poate stimula performanța, dar nu îți va spori creativitatea. În al doilea rând, ideile defectuoase se văd mult mai bine pe o hârtie sau pe un ecran. În al treilea rând, complexitatea inutilă ucide comunicarea, iar a scrie prezentarea e cel mai bun mod să ajungi la simplitate.

Prin scris, ajungem la textul de bază, o versiune a prezentării care conține aproximativ 70% din cuvintele pe care le vei spune de fapt în ziua prezentării. Citește textul prezentării de cel puțin două ori pentru a te asigura că are sens. Următorul pas după citire este editarea pentru a obține impact. E un pas în care trebuie să reziști tentației de a spune totul și necesită curaj și focusare. Acest pas te ajută să elimini propozițiile lungi, frazele de umplutură, declarațiile ultracomplexe, cuvintele greu de pronunțat, clișeele, lucrurile banale etc.

Atunci când citești un document, ai opțiunea de a te întoarce și de a reciti o secțiune pentru o mai bună înțelegere. Audiența ta nu are această opțiune. De aceea, structura finală a discursului tău trebuie să fie ușor de urmărit, ușor de reamintit și ușor de comunicat către altcineva. Și trebuie să faci asta fără a deveni foarte predictibil. O bună pregătire a prezentării din această etapă îi poate feri pe oamenii din audiență de a trece prin Purgatoriul Power Pointului!

Așadar, structura simplă a unei prezentări poate arăta în felul următor:

-Prima săgeată (o secvență de cuvinte care este ascuțită și impresionează imediat; are rolul de a capta atenția audienței)

-Micro-afirmația

-Elementul-cheie 1

-Elementul-cheie 2

-Elementul-cheie 3

-Ecourile mico-afirmației

-Posibil rezumat

-Săgeata finală

Pe scurt: Spune! Susține! Taci!

 

Dacă vrei să studiezi în detaliu informațiile prezentate în acest articol, îți recomand cartea The Presentation Coach – Bare Knuckle Brilliance For Every Presenter, a lui Graham Davies.

Creează un sit web sau un blog la WordPress.com

SUS ↑